W praktyce zarządzanie większą liczbą pojazdów bardzo szybko pokazuje, że sama ewidencja przejazdów i raporty paliwowe nie wystarczają do realnej sprawdzeniu pracy floty. Sporo wyborów należy podejmować na bieżąco, na prawdę bardzo często bez całkowitej informacji, co prowadzi do opóźnień albo nieefektywnego użycia zasobów. Dopiero dostęp do danych w czasie rzeczywistym zmienia sposób patrzenia na organizację transportu i umożliwia reagować na sytuacje, które uprzednio były widoczne dopiero po fakcie.
Jednym z narzędzi, które wprowadza taki poziom testom, jest System lokalizacji GPS, wykorzystywany do bieżącego śledzenia pozycji pojazdów oraz analizy ich tras. W codziennej pracy widać, jak różnie potrafią wyglądać rzeczywiste przejazdy w relacji do zamiarów. Objazdy, postoje bez uzasadnienia czy nieoptymalne trasy stają się widoczne dopiero wtedy, gdy dane są zbierane i zestawiane w ogół. Na tej bazie można oszacować, gdzie tracony jest czas i paliwo, a gdzie organizacja funkcjonuje w zgodzie z założeniami. Nie chodzi wyłącznie o kontrolę, niemniej jednak o przemyślenie sposobu użycia zasobów.
W szerszym ujęciu kontrolowanie flotą samochodową obejmuje nie tylko lokalizację samochodów, niemniej jednak też planowanie zadań, kontrolę kosztów i analizę funkcjonalności pracy kierowców. W praktyce na prawdę bardzo często okazuje się, że niewielkie zmiany w harmonogramie przejazdów albo sposobie przydzielania zleceń przynoszą zauważalne oszczędności. Trzeba jednak mieć do tego dane, które pokazują rzeczywiste obciążenie floty, a nie tylko i wyłącznie założenia z planu operacyjnego. Dopiero wówczas decyzje przestają być intuicyjne, a zaczynają wynikać z konkretów.
W tym kontekście system monitorowania pojazdów pełni rolę narzędzia analitycznego, które łączy informacje o lokalizacji, czasie pracy i stylu jazdy. W codziennej eksploatacji widać, że różnice między kierowcami czy trasami mogą w ogromnym stopniu wpływać na koszty operacyjne. Jedne pojazdy pracują stabilnie, inne generują nieplanowane przestoje lub zużycie paliwa wyższe niż zakładano. Analiza takich danych umożliwia nie tylko i wyłącznie reagować na bieżące problemy, ale także przewidywać, gdzie mogą pojawić się kolejne nieefektywności. W efekcie zarządzanie flotą staje się procesem opartym na obserwacji i korekcie, a nie jedynie na planowaniu.
Źródło: monitoring gps maszyn budowlanych.